Schwierigkeiten beim Verwaltungsakt:
Zack. Boom. Bäääääm im Bürgeramt Wedding

„Wir haben es geschafft, dass Sie problemlos in unseren Bürgerämtern einen Termin auch kurzfristig bekommen. Die Verwaltungsreform ist die Grundlage, die Grundlage für ein funktionierendes Berlin. Einfacher, schneller, effizienter – genau darum geht es: Es geht um mehr Lebensqualität in unserem Berlin.“

(Neujahrsrede von Berlins Bürgermeister Kai Wegner, Quelle: Senatsverwaltung)

Für meine Arbeit als Berufscoach an Sekundarschulen brauche ich ein erweitertes Führungszeugnis. Jedes Jahr müssen wir freien Mitarbeiter*innen das grüne, amtliche Dokument dem Träger vorlegen. Natürlich ohne Eintragung. Es kostet 13 Euro, die wir quasi als Eintrittsgeld zum Job selbst bezahlen müssen. Mit der Sicherstellung, dass sich kein schlechtes Vorbild unter den Dozent*innen befindet, erfüllt der Träger die rechtlichen Vorschriften.

Eine lästige, aber wenigstens nur einmal pro Jahr vorkommende Angelegenheit, die ich wie die Steuererklärung schnell hinter mich bringen will. Statt online das Führungszeugnis zu bestellen, für das ich extra den Ordner suchen und aufschlagen müsste, um die PIN für die Online-Ausweis-Funktion zu finden, will ich mir dieses Jahr einen persönlichen Termin beim Bürgeramt Wedding buchen. Gleich morgen sind Termine frei, dann erst wieder in vier Wochen. „Das geht bestimmt so schnell wegen der Verwaltungsreform, die am 1.1. des noch frischen Jahres in Kraft getreten ist“, denke ich beglückt. Letztes Jahr musste ich drei Monate auf einen Termin im Kfz-Amt warten. Selbstverständlich schlage ich also nun zu.

Als ich meinen Namen und meine E-Mail-Adresse in das Online-Formular eintrage, die allgemeinen Nutzungsbedingungen bejahe und den Verifizierungscode anfordere, irritiert mich das kleine, blaue Feld mit roter Schrift: „Ich bin kein bot. (Pflichtfeld). Dies hat leider zu lange gedauert.“ Die Meldung verschwindet gleich wieder, taucht aber an anderer Stelle erneut auf, als ich in der Terminauswahlliste einen Termin anklicken will. „Ich bin zu langsam“, denke ich betrübt, dann ignoriere ich die Meldung einfach und klicke mich durch.

Nach wenigen Minuten ist es geschafft. Ich habe erfolgreich einen Termin beim Bürgeramt Wedding gebucht. Sogleich erhalte ich eine automatische Bestätigungsmail mit Namen der Leistung, Uhrzeit des Termins und meiner Wartenummer. Den außergewöhnlich langen Text unter den Hard-Facts überfliege ich nur kurz und bleibe an dem Punkt „Erforderliche Unterlagen“ hängen: „Ggf. Überweisung der Gebühr auf das Konto des Bezirks, wenn Sie Ihren Antrag schriftlich stellen und fügen Sie Ihren Zahlbeleg bei.“ Ich überweise die Gebühr in vorauseilendem Gehorsam, aber auch um im Bürgeramt am nächsten Tag schnell fertig zu sein. Den Zahlbeleg der Bank drucke ich aus, lege alles in eine Plastikfolie und fühle mich bestens vorbereitet.

Als ich das Bürgeramt Wedding am nächsten Tag gegen Mittag betrete, fällt mir direkt am Eingang ein Aufsteller mit dem Angebot ins Auge: „Wie zufrieden sind Sie mit den Berliner Bürgerämtern?“ Ein weiteres Plakat hängt zwischen zwei Bürotüren an der Wand der Wartehalle. Stimmt ja, bereits bei der Terminbuchung wurde diese Bewertungsmöglichkeit des Amts Statistik Berlin/Brandenburg angezeigt. Ich hatte auf Nein geklickt, denn, seien wir mal ehrlich, hat es nicht überhandgenommen, dass jede App, Firma, Arzt, Supermarkt bewertet werden will? Wir sind doch nicht in der Schule, lache ich vor mich hin und betrachte fasziniert über den modernen Stil ein weiteres Plakat in der Wartehalle:
„Bäääääm. Online geht jetzt schon mehr als du denkst. Viele Behördengänge kannst du digital erledigen.“ Meine Wartenummer erscheint auf der Tafel. Nur 10 Minuten gewartet. Ich bin gut gelaunt.

Ich betrete ein Großraumbüro mit vielen Bearbeitungsplätzen, finde eine freie Sachbearbeiterin und lege meine Unterlagen hin. Die Dame schaut sich den Brief des Trägers an, murmelt „Erweitertes Führungszeugnis“, tippt etwas in den Computer und verlangt schließlich 13 Euro. Ich schiebe ihr den Kontobeleg mit leichtem Stolz zu: „Bereits bezahlt!“
Sie schüttelt den Kopf.
„Hier im Bürgeramt müssen Sie mit Karte zahlen. Eine Vorabüberweisung geht nicht.“
Ich insistiere: „Aber so stand es doch in Ihrer Mail?“
Ihre Kollegin nebenan mischt sich ein: „Nein, da müssen Sie etwas falsch gelesen haben.“
Ich hole das Smartphone raus, scrolle zu der E-Mail und da erkenne ich meinen Fehler: Der Großteil des seitenlangen Textes der Terminbestätigungsmail bezieht sich auf die Beantragung des Führungszeugnisses online oder per Post und nicht auf einen persönlichen Termin. Ich bin verwirrt und verstehe die Logik dahinter nicht.

Bäääääm. Online geht jetzt schon mehr als du denkst. Ja, schon klar, aber muss ich es denn online machen, wenn ich es nicht will?

„Aber hier ist doch der Überweisungsbeleg! Sie sehen doch, dass das Geld auf das Konto des Bezirksamts gestern überwiesen wurde!“, appelliere ich. Sie bleibt hart.

„Hier geht es nur per Karte“, sagt sie. Sie könne auch gar nicht auf das Konto des Bezirksamts Mitte zugreifen, um zu kontrollieren, ob die Zahlung eingegangen sei.

„Warum in aller Welt sollte jemand ausgerechnet für ein erweitertes Führungszeugnis, in der alle Bagatelldelikte vermerkt sind, das nicht 1000 Euro sondern „nur“ 13 Euro kostet, Urkundenfälschung betreiben?“, denke ich. „Riskiere ich meine Arbeit für 13 Euro?“
Ich bin sehr gereizt auf einmal. Grantig bezahle ich per Karte.

„Und, wie soll ich nun an die 13 Euro kommen, die ich zu viel gezahlt habe?“, knurre ich.

Ihr Gesicht hellt sich auf.
„Sie schicken einfach eine E-Mail mit dem Zahlungsbeleg, den ich Ihnen nun ausstelle und dem Kontobeleg, Ihrer Kontonummer und dem Verweis auf eine Rückerstattungsbitte zum Bürgeramt Mitte.“

„Aber da bin ich doch grade! Kann ich das nicht vor Ort erledigen?“

„Tut mir leid. Das geht nicht. Das müssen Sie schriftlich machen.“

Aus schlechter Laune heraus entscheide ich mich, ihre kostbare Zeit zu stehlen.

„Warum kostet denn das Führungszeugnis überhaupt Geld, wo doch Tausende von angestellten Lehrern, Erziehern, Mitarbeitern im sozialen Bereich dieses Zeugnis vorlegen müssen? Also genau wie mit dem Personalausweis, zu dem man einerseits verpflichtet ist, für den man andererseits aber selbst zahlen muss?“

„Die Kollegen in Bonn (Bundesamt für Justiz, Anm.) müssen doch auch für ihren Aufwand entlohnt werden!“, sagt sie und reicht mir den Zahlbeleg hin.

Ich denke: „Aber das ist doch auch ihre Arbeit, die wir über unsere Steuerabgaben bezahlen?!“ Mir schwant, dass diese Mitarbeiterin sich bestimmt nicht auf eine Diskussion um die großen Fragen des Staates und wie er sich finanziert einlassen werden wird.

„Wie lautet denn die E-Mail-Adresse?“, presse ich hervor.

Die zweite Kollegin schaltet sich lächelnd ein: „Das ist [email protected]. Wollen Sie einen Keks?“ Sie reicht mir eine Tüte italienischer Kekse hin. Ich verneine höflich und notiere mir die E-Mail-Adresse auf dem Kontobeleg, wiederhole die Adresse noch einmal, lasse sie mir von der Dame bestätigen. Dann verlasse ich eilig das Bürgeramt. „Das war wohl nichts mit der Zeitersparnis“, ärgere ich mich über meinen Anfangsfehler. „Hätte ich das doch mal gechillt online gemacht.“

Zuhause scanne ich lieblos alles ein, hänge die säuberlichen PDFs in den Mail-Anhang und formuliere eine sachliche Rückerstattungsbitte. Da mir die notierte E-Mail-Adresse zu kurz vorkommt, google ich noch mal die E-Mail-Adresse des Bürgeramts Mitte. Dort steht [email protected]. Stimmt, das war doch diese ungewöhnliche E-Mail-Adresse mit den zwei Punkten, oder? Ich setze einfach beide Adressen als Empfänger in die Mail rein und schicke sie endlich ab. Hauptsache diese unsägliche Beantragung des Führungszeugnisses nimmt ein Ende. Sofort kommt Mail-Delivery. Die Adresse, die mir die Sachbearbeiterin gegeben hatte, war falsch.

Am nächsten Tag kommt eine E-Mail vom Bürgeramt Mitte.

„Sehr geehrte Frau xxx,

wenn Sie die Rückerstattung einer bereits bezahlten Gebühr wünschen, so senden Sie uns postalisch an Bezirksamt Mitte von Berlin, Bürgeramt angehängten Vordruck ausgefüllt mit folgenden Unterlagen zurück:

– ausgefüllter und eigenhändig unterschriebener Vordruck (Antrag) mit Ihren persönlichen Daten und Ihrer genauen Bankverbindung

– eine Kopie Ihres gültigen Personaldokuments

– Zahlungsnachweis der getätigten Überweisung

– Beleg der Vor-Ort-Zahlung.

(…)

Bitte geben Sie in Ihrem Antrag in jedem Fall die Begründung Ihres Rückerstattungswunsches an.

Mit freundlichen Grüßen“

Mein Kopf senkt sich schwer auf die Schreibtischplatte. Ich fange an bayerisch zu denken, obwohl ich das gar nicht kann.

Warum in Herrschaftszeiten muss ich das Ganze nochmal per Post erledigen, was das Kaufen einer Briefmarke, Ausdrucken und Ausfüllen der Formulare, Gang zur Post, Warteschlange und mindestens 10 Tage Bearbeitungszeit bedeutet?

Warum wird im Jahr 2026 vom Bürgeramt eine E-Mail als modernes Kommunikationsmittel nicht anerkannt?

Warum muss ich eine Kopie des Personalausweises dazulegen?

Das ist mir wirklich das größte Rätsel.

Verwaltungsreform hin oder her, die löbliche Möglichkeit einer Bewertung des Bürgeramts, die sich auf Terminvergabe und Freundlichkeit der Mitarbeiter bezieht hin oder her – da ist es wieder, das autopoetische Monster namens Bürokratie, das bereits Kafka beschrieben hat. Das schwerfällige, pedantische, zermürbende, zeitfressende, bürokratische System und seine technische Rückschrittlichkeit. Jeder einzelne Verwaltungsbereich folgt seinen Anweisungen, doch nur, wenn man einen Vorgang von hinten bis vorne durchspielt, sieht man, dass die einzelnen Bereiche nicht ineinandergreifen. Da täuschen auch nicht fancy fünf Äs in Comicsprache drüber hinweg.

Als ich fünf Tage später den Brief vom Bundesamt für Justiz in Bonn öffne, schnurre ich „Bäääääm“, das nun zu meinem Wortschatz gehört. In der Hand das erweiterte Führungszeugnis. Unten steht ganz klein: „Dieses Führungszeugnis wurde automatisiert erstellt.“ Also wofür waren jetzt die 13 Euro Gebühren?

Text/Fotos (wenn nicht anders gekennzeichnet): Silvia Witte

Die Autorin arbeitet freiberuflich unter anderem in der Berufsbildung und kulturellen Bildung. Sie liest Kurzgeschichten, Gedichte und szenische Texte auf Berliner Lesebühnen.